Cas d’usage – Intégration de systèmes
Intégration Autotask–Acomba : éliminer la double saisie grâce à une synchronisation automatisée
Pour les entreprises de services informatiques, la double saisie entre Autotask et Acomba représente une perte de temps constante et une source d’erreurs. Les clients, les produits et les factures sont gérés dans Autotask, puis doivent souvent être recréés manuellement dans Acomba afin de compléter le traitement comptable.
Pour éliminer cette friction, Solution Infomédia a développé SyncEngine, une plateforme qui automatise les échanges de données entre Autotask PSA et Acomba.
La solution synchronise les clients et les produits dans les deux directions, transfère les factures clientes d’Autotask vers Acomba et retourne les informations de paiement d’Acomba vers Autotask.
Le problème : Autotask gère les opérations, Acomba gère la comptabilité
Plusieurs entreprises de services informatiques utilisent une plateforme de type
PSA, ou Professional Services Automation, afin de gérer leurs activités quotidiennes.
Autotask PSA, une solution de l’écosystème Kaseya comparable à ConnectWise, permet notamment de gérer :
- les clients et les contacts;
- les billets de soutien;
- les contrats de service;
- les projets;
- les produits et services utilisés;
- les éléments à facturer;
- les factures produites à partir des opérations.
Autotask n’est toutefois pas un système comptable complet. Les entreprises québécoises qui utilisent Acomba doivent donc transférer leurs données de facturation vers Acomba afin d’y gérer les comptes clients, les taxes, les paiements, les écritures comptables et les rapports financiers.
Sans intégration, les équipes doivent répéter plusieurs opérations :
- créer le client dans Autotask, puis dans Acomba;
- maintenir les produits dans les deux plateformes;
- reproduire manuellement les factures Autotask dans Acomba;
- vérifier séparément si les factures ont été payées;
- corriger les écarts entre les deux systèmes.
Cette double saisie augmente le temps consacré à l’administration et multiplie les risques d’erreur dans les numéros de clients, les produits, les groupes comptables, les taxes, les montants et les références de facturation.
Le projet réalisé par Solution Infomédia
En 2025 et 2026, Solution Infomédia a été approchée par plusieurs entreprises qui souhaitaient mieux relier Autotask à leur environnement Acomba.
Le besoin était clair : automatiser les échanges entre les deux systèmes sans obliger les utilisateurs à exporter des fichiers, à ressaisir les transactions ou à vérifier manuellement chaque transfert.
Pour répondre à ce besoin, nous avons développé une solution composée de deux produits complémentaires :
ERP Connector et SyncEngine.
Autotask PSA ↔ SyncEngine ↔ ERP Connector ↔ Acomba
À notre connaissance, il s’agit de la première intégration bidirectionnelle de cette ampleur entre Autotask PSA et Acomba développée au Québec.
Comment fonctionne l’intégration?
ERP Connector : une API moderne pour Acomba
ERP Connector permet à une application externe de lire, créer et modifier des données dans Acomba à travers une API.
Il prend en charge la communication avec Acomba et rend accessibles des données comme les clients, les fournisseurs, les produits, les factures, les commandes et les paiements.
SyncEngine n’a donc pas à communiquer directement avec les composantes techniques internes d’Acomba. Il utilise ERP Connector comme passerelle d’intégration.
SyncEngine : le moteur de synchronisation
SyncEngine détermine quelles données doivent être transférées, dans quelle direction, à quel moment et selon quelles règles.
Concrètement, SyncEngine :
- interroge Autotask ou Acomba;
- détecte les données nouvelles ou modifiées;
- vérifie si elles ont déjà été synchronisées;
- applique les règles d’affaires du client;
- crée ou met à jour les données dans le système de destination;
- enregistre le résultat détaillé du traitement.
Cette architecture sépare clairement la logique d’affaires, la planification des tâches et la communication avec le logiciel comptable.
Ce qui est synchronisé aujourd’hui
Les premiers modules de SyncEngine couvrent les principaux besoins exprimés par les entreprises utilisant Autotask et Acomba.
Clients : Autotask vers Acomba
Lorsqu’un client est créé ou modifié dans Autotask, SyncEngine peut créer ou mettre à jour sa fiche dans Acomba.
Clients : Acomba vers Autotask
SyncEngine peut également récupérer les clients créés dans Acomba et les transmettre vers Autotask.
Produits dans les deux directions
Les produits et services peuvent être synchronisés d’Acomba vers Autotask ou d’Autotask vers Acomba.
Factures clientes : Autotask vers Acomba
Les factures produites dans Autotask sont extraites, validées et créées automatiquement dans Acomba.
Paiements : Acomba vers Autotask
Les informations de paiement enregistrées dans Acomba sont retournées vers Autotask afin de mettre à jour le statut des factures.
Exemple concret : transférer une facture Autotask dans Acomba
Avant l’intégration, une facture produite dans Autotask devait être recréée manuellement dans Acomba.
L’utilisateur devait sélectionner le bon client, reproduire les lignes de facturation, saisir les quantités, vérifier les prix, appliquer les taxes et conserver une référence permettant de relier les deux transactions.
Avec SyncEngine, ce processus est automatisé.
Lorsqu’une facture est prête dans Autotask, SyncEngine :
- récupère la facture et ses lignes;
- identifie le client correspondant dans Acomba;
- valide les produits et les groupes comptables;
- vérifie les quantités, les prix et les taxes;
- crée la facture complète dans Acomba;
- récupère le numéro de facture généré par Acomba;
- inscrit ce numéro directement dans Autotask.
L’utilisateur peut ainsi confirmer, à partir d’Autotask, que la facture a bien été créée dans Acomba.
Après la synchronisation, le numéro de facture Acomba est automatiquement enregistré dans Autotask.
La facture est créée dans Acomba avec ses lignes de produits et de services, ses taxes et ses références Autotask.
Des synchronisations automatisées par des tâches planifiées
SyncEngine permet de créer des tâches de synchronisation automatisées, aussi appelées jobs.
Une entreprise peut, par exemple, créer une tâche exécutée chaque soir afin de transférer vers Acomba toutes les factures produites dans Autotask depuis la dernière exécution.
Une autre tâche peut être configurée pour synchroniser les clients chaque matin ou retourner les paiements vers Autotask une fois par jour.
Chaque job contient notamment :
- une connexion source;
- une connexion de destination;
- un type de données à synchroniser;
- une direction de synchronisation;
- des règles de filtrage;
- une fréquence d’exécution;
- des options de gestion des erreurs.
Les tâches de synchronisation peuvent être planifiées, activées, modifiées ou exécutées manuellement.
Une synchronisation manuelle pour les tests et les opérations ponctuelles
Les utilisateurs autorisés peuvent également lancer une synchronisation manuelle.
Le lanceur permet de sélectionner :
- la licence ou l’entreprise concernée;
- la source et la destination;
- le type d’entité à synchroniser;
- le mode de filtrage;
- les options d’exécution.
Un mode test permet de valider les règles d’affaires sans créer réellement les données dans le système de destination.
Cette fonction est particulièrement utile lors d’une implantation, d’une modification de configuration ou de l’ajout d’un nouveau flux de synchronisation.
Un historique complet de chaque exécution
Une synchronisation comptable doit pouvoir être vérifiée.
SyncEngine conserve donc un historique de chaque job exécutée, avec :
- la date et l’heure de début;
- la date et l’heure de fin;
- la durée du traitement;
- le statut de l’exécution;
- le nombre d’éléments traités;
- le nombre de succès et d’erreurs;
- le détail de chaque donnée synchronisée.
Chaque lot de synchronisation fournit ensuite une vue détaillée des résultats.
Pour une synchronisation de clients, SyncEngine indique par exemple :
- le nombre total de clients analysés;
- le nombre de clients créés;
- le nombre de clients qui existaient déjà;
- le nombre de clients synchronisés avec succès;
- le nombre d’erreurs;
- le message associé à chaque erreur.
Une gestion concrète des erreurs
Une intégration entre deux systèmes doit tenir compte des différences de configuration et de structure des données.
Une synchronisation peut notamment échouer lorsqu’un produit est absent, lorsqu’une adresse est invalide, lorsqu’un groupe comptable n’est pas configuré ou lorsqu’une information obligatoire manque dans le système source.
Dans SyncEngine, chaque erreur est :
- enregistrée dans le journal d’exécution;
- associée à l’enregistrement qui a échoué;
- accompagnée du message reçu du système de destination;
- conservée afin de permettre une correction et une nouvelle tentative.
SyncEngine peut également créer automatiquement un billet de suivi lorsqu’une erreur nécessite une intervention.
Cette approche permet de corriger uniquement les éléments problématiques plutôt que de recommencer toute la synchronisation.
Une configuration différente pour chaque entreprise
Les entreprises n’utilisent pas toutes Autotask et Acomba de la même façon.
Certaines créent toujours leurs clients dans Autotask. D’autres considèrent Acomba comme le système maître pour les clients et les produits.
SyncEngine permet donc de configurer chaque flux séparément.
Une entreprise peut, par exemple, choisir le scénario suivant :
- création des clients dans Autotask;
- transfert des clients vers Acomba;
- gestion des produits dans Acomba;
- synchronisation des produits vers Autotask;
- production des factures dans Autotask;
- comptabilisation automatique des factures dans Acomba;
- retour quotidien du statut des paiements vers Autotask.
Une autre entreprise peut utiliser une direction de synchronisation différente pour les mêmes données.
Pourquoi utiliser une intégration API plutôt qu’un fichier Excel ou CSV?
Un fichier Excel ou CSV peut convenir pour un transfert ponctuel, mais il ne constitue pas une synchronisation complète.
Une intégration API entre Autotask et Acomba permet :
- d’éliminer la manipulation manuelle de fichiers;
- d’identifier automatiquement les données déjà synchronisées;
- de créer ou mettre à jour les données existantes;
- d’exécuter les traitements à des heures précises;
- de retourner une information vers le système source;
- de conserver un historique complet des opérations;
- de détecter et documenter les erreurs;
- de reprendre un traitement après une correction.
SyncEngine maintient une relation durable entre les enregistrements des deux systèmes. Il ne se limite pas à exporter puis importer des données.
Les résultats obtenus
Grâce à l’intégration, chaque logiciel conserve le rôle pour lequel il est le mieux adapté :
- Autotask gère les services, les billets, les contrats, les opérations et la facturation;
- Acomba gère la comptabilité, les comptes clients, les taxes et les paiements;
- SyncEngine assure le transfert et le suivi des données entre les deux plateformes;
- ERP Connector fournit l’accès API nécessaire pour lire et écrire les données dans Acomba.
Les entreprises réduisent ainsi :
- la double saisie;
- les erreurs de transcription;
- le temps consacré aux transferts comptables;
- les vérifications manuelles;
- les écarts entre Autotask et Acomba.
Elles obtiennent également une meilleure traçabilité grâce à l’historique des jobs, au détail des lots et au retour du numéro de facture Acomba dans Autotask.
Les prochains modules de l’intégration
Les besoins actuels des entreprises concernent principalement les clients, les produits, les factures clientes, les paiements, les fournisseurs et les achats.
Les modules actuellement fonctionnels couvrent :
- les clients dans les deux directions;
- les produits dans les deux directions;
- les factures clientes d’Autotask vers Acomba;
- les informations de paiement d’Acomba vers Autotask.
Les prochains développements prévus concernent les fournisseurs, les bons de commande et les factures fournisseurs.
Ces ajouts permettront d’automatiser une plus grande partie des processus d’approvisionnement et de comptabilité fournisseurs.
SyncEngine : une base pour d’autres intégrations
SyncEngine a été conçu comme une plateforme de synchronisation réutilisable.
Même si ce premier cas d’usage concerne Autotask et Acomba, la même architecture peut être utilisée pour relier :
- ConnectWise à Acomba;
- un CRM à Acomba, Avantage ou Sage 50;
- une boutique en ligne à un ERP;
- un portail client à un système comptable;
- un logiciel d’inventaire à une plateforme externe;
- une application spécialisée à un ERP.
Le moteur de tâches planifiées, le suivi des lots, les règles de filtrage, l’audit et la gestion des erreurs peuvent être réutilisés, tandis que les connecteurs et les règles d’affaires sont adaptés au projet.
Vous utilisez Autotask, ConnectWise ou une autre plateforme avec Acomba?
Solution Infomédia peut analyser vos processus et déterminer quelles opérations pourraient être automatisées.
Notre équipe développe des intégrations entre des plateformes externes et différents logiciels comptables, notamment Acomba, Avantage et Sage 50.
Que votre besoin concerne les clients, les produits, les factures, les commandes, les fournisseurs ou les paiements, nous pouvons vous accompagner dans la conception et l’implantation d’une intégration adaptée à votre environnement.